gestão clinica

5 erros comuns na gestão de clínicas odontológicas

A maioria dos dentistas recém formados sonha com a abertura de clínicas odontológicas próprias e, para obterem o sucesso, precisam assumir o papel de verdadeiros gestores. Mas sabemos que as universidades raramente ensinam sobre gestão, não é?

Aí sobram cursos e cursos que, supostamente dão o caminho das pedras, mas a realidade é que nem sempre um bom dentista se transformará em um bom gestor. Faltam ferramentas, e quando este tem as ferramentas, deixa de se desenvolver como um dentista….

Certa vez, há muitos anos, quando buscava um gerente para nosso laboratório de prótese, em uma reunião de equipe aconteceu algo curioso. Muitos dos profissionais que estavam conosco sabiam da necessidade de novo gerente, e, de alguma forma, havia um pensamento que “o cargo de gerente é para quem está a mais tempo na empresa”, e aqui começou um problemão.

Tinhamos à época dois ótimos profissionais de bancada que iniciaram ao mesmo tempo a trabalhar conosco, um que trabalhava em resina, outro que fazia metal. Executavam com maestria as respectivas áreas.

Mas assim que souberam que precisava de um gestor, deram por certo que seriam os novos gerentes, porque seria a “promoção profissional” mais correta, afinal eram os decanos do laboratório.

E nesta reunião, estavam certos que iriamos anunciar um novo gerente (e olha só, cada um achava que era ele que seria promovido, nem se conversavam a respeito, nenhum sinal de desejavam isso).

E ao falar, durante o encontro, que havíamos já contratado um profissional para gestão de todos, passaram a gritar em reunião que isto era injusto, que eram os mais velhos, que estávamos “dando oportunidades” para pessoas que nunca trabalharam lá, etc, etc.

Realmente fiquei meio sem palavras na hora, e esperei que se acalmassem, porque não havia chance de falar nada naquele estado de exaltação que se apresentavam, e ao finalizarem o que estavam falando dei uma resposta até meio grossa se analisado hoje:

– “Vocês sabem que quando o McDonalds precisa de um gerente, ele não vai chamar o cara que frita batatas só porque está há mais tempo na empresa, né?”

OK, concordo. Fui estúpido. Mas dentro dessa frase (e este texto talvez funcione como uma mea-culpa) o que queria dizer é: não posso perder dois bons profissionais de bancada (que realmente eram) para ganhar um mal gestor. Seria um passo arriscado se não funcionasse e isso levasse a um desligamento futuro. Tudo que não queria.

Qual foi a saída? Buscar alguém com experiência na área, que é diametralmente oposta ao trabalho de bancada. Envolve gestão de pessoas, logistica, financeiro, atendimento a clientes, enquanto na bancada a preocupação é com a fundição, enceramento e adaptação, etc.

Pode parecer estranho, mas eu vejo que foi acertada a ação porque conseguimos por vários anos manter o laboratório comercial e lucrativo, graças a uma gestão mais profissional.

Mas voltando ao tema… Sabemos que 90% dos dentistas trabalham sós, ou em clinicas pequenas que é administrada pelo proprio dono, que atua como gestor, dentista e até técnico em equipamentos quando dá aquele problema frequente na cadeira…

Pensando isso, justamente para tentar mudar aos poucos a sua forma de agir, listo aqui 5 dos erros de gestão mais comuns em clínicas odontológicas. Vamos lá?

1. Não encarar clínicas odontológicas como empresas

É comum que profissionais de saúde neglicenciem o aspecto mercadológico de seus negócios, mas para atingir o sucesso é necessário que as clínicas odontológicas sejam encaradas como verdadeiras empresas.

É necessário ter um controle financeiro rigoroso, muita seriedade ao estabelecer contratos com pacientes, organização com documentações, profissionalismo, investimentos em marketing… É uma empresa como qualquer outra, certo?

Isso quer dizer que sem ordem, nada funciona.

2. Misturar finanças pessoais e profissionais

Esse é um erro cometido por muitos empreendedores, principalmente por aqueles que atuam sozinhos. Jamais misture as finanças do consultório com as suas pessoais, são coisas bem diferentes! Não cometa o erro de achar que todo o lucro da empresa deve ser convertido em benefício próprio.

Mensalmente, transfira o seu pro-labore para sua conta pessoal, esse é o seu salário e depois de recebê-lo você não deverá fazer outros saques na conta da empresa.

O restante do montante disponível no caixa deverá ser usado para quitar as despesas do consultório, fazer investimentos e manutenções, ou mesmo manter um capital de giro para emergências, deixar investido pensando na amortização de equipamentos, na próxima reforma, ampliação do seu espaço…

3. Fazer tudo “no papel”

Agenda, fluxo de caixa, documentações de pacientes… Fazer todos esses registros no papel pode acabar gerando desorganização, erros e dificuldade para encontrar os dados que você precisa.

Hoje existem sistemas de gestão próprios para clínicas odontológicas com todos os recursos necessários para que um dentista gerencie sua empresa de forma eficiente, completa e com apoio da tecnologia. Assim, sua agenda, seus documentos e suas finanças ficam organizados, seguros, fáceis de acessar e concentrados em um só lugar.

Muitos destes softwares inclusive permitem até uma precificação mais coerente, pra você ver se vale a pena realizar tal procedimento ou não, como explico a seguir.

4. Não ter planejamento estratégico

Ao abrir um empresa é necessário se planejar e o mesmo vale para clínicas odontológicas. Pense nas suas metas, objetivos e nas ações que deverá tomar para alcançá-los.

Avalie regularmente seus resultados através de indicadores de desempenho. Assim você poderá identificar erros que precisa corrigir e também acertos que poderá ampliar, facilitando a tomada de decisão e guiando sua empresa para o caminho certo!

Vou dar um exemplo muito básico, mas que envolve um planejamento estratégico: Se você já tem um custo hora de seu consultório, e vê que este curso é de, sei lá, R$ 80 por hora, e vai programar uma campanha para profilaxia e prevenção, por exemplo, para trazer volume de clientes, você não pode pensar em cobrar menos do que os R$ 80 somado às despesas do atendimento.

Lendo assim parece bobo, mas quantos colegas já me falaram que fazem essas campanhas “cobrando um procedimento bem baratinho” só pra conseguir gerar mais “orçamentos”… Aí não tem como, né? precisa de uma guinada.

5. Deixar de investir em capacitação

O investimento constante em capacitação é fundamental para qualquer empresa, afinal, a evolução profissional se reflete no sucesso do negócio. Ampliar seus conhecimentos é uma forma de acompanhar o mercado, diversificar sua cartela de serviços e oferecer para seus pacientes as melhores novidades da odontologia. Separe sempre um orçamento para cursos, congressos, palestras e especializações, este conhecimento é muito importante para seu “branding”, e para conseguir se diferenciar do mercado.

E você pode contar com o Instituto Velasco que estamos há muitos anos atuando em ensino oferece cursos de alta qualidade em Harmonização facial e Implantodontia. Com ensino de ponta e excelente estrutura, garantimos aos nossos alunos o aprendizado necessário para evoluir na carreira!

Atualizado em 31 de agosto/21


Publicado por:
Mestre em Medicina/Cirurgia de Cabeça e Pescoço, Especialista em Cirurgia e Traumatologia Bucomaxilofacial, Prótese Dentária, Prótese Bucomaxilofacial e em Harmonização Orofacial. Coordenador de cursos em Implantodontia e Harmonização Orofacial do Instituto Velasco, Diretor do Hospital da Face