Dicas para otimizar o atendimento telefônico no consultório odontológico

O atendimento telefônico é uma das principais portas de entrada para o seu consultório odontológico. Um grande número de pacientes realiza o primeiro contato através de uma ligação, por isso é de extrema importância que ele receba um atendimento de qualidade.

Busque sempre treinar os seus funcionários para realizarem um bom atendimento, demonstrando cordialidade e profissionalismo. Assim, você aumenta a probabilidade de conquistar os pacientes já na primeira impressão e posteriormente, fidelizá-los.

Oriente a sua secretária a seguir alguns procedimentos:

Atender ao telefone de imediato

O telefone deve ser atendido com rapidez e eficiência, ao primeiro toque. Deixar o telefone tocando várias vezes, não causa uma boa impressão para quem está do outro lado da linha. Acaba passando uma imagem de descaso com os pacientes ou desorganização do consultório. E ainda, pode ocorrer a desistência por parte do paciente em procurar pelo serviço por conta da dificuldade no atendimento.

Identificar-se de forma clara e objetiva

Quando a secretária adota uma postura clara e objetiva, ela demonstra profissionalismo e agiliza o tempo de interlocução. Exemplo: Nome do consultório, saudação mediante horário do dia e aguarda a solicitação do paciente sobre o que deseja, atendendo-o imediatamente. Evite sempre deixar o paciente esperando na linha para resolver outras questões.

Utilizar um tom de voz natural

O tom de voz deve ser firme e audível, mas não há necessidade de utilizar nenhum tipo de entonação específica. Quanto mais natural, melhor.

O ideal é ser cordial e tentar tornar o atendimento o mais agradável possível.

Demonstrar-se cordial e prestativa

Demonstrar-se prestativa e com real vontade de ajudar. Prestar informações, solucionar problemas e procurar realizar um atendimento entusiasmado e educado. Ouvir com atenção

            Entender aquilo que o interlocutor deseja sem interrompê-lo e, depois buscar atendê-lo, solucionando possíveis problemas ou reclamações.

Tratar a pessoa pelo nome

Chamar a pessoa pelo nome personaliza o atendimento, tornando-o mais agradável e prazeroso. A secretária deve perguntar o nome do interlocutor logo no início e anotá-lo em um pedaço de papel para que não corra o risco de esquecê-lo durante o atendimento.

Evitar interferências e ruídos

O ideal é tentar eliminar ou diminuir qualquer tipo de interferência ou ruído próximo ao local de atendimento telefônico, pois isso pode ser muito prejudicial para a comunicação, além de desgastante, tanto para a Secretária quanto para o interlocutor, que terá que repetir a mesma solicitação inúmeras vezes.

Se houver necessidade de pausar o atendimento momentaneamente – Tape o bocal do telefone

Sempre que houver necessidade de pausar por instantes um atendimento, o procedimento correto será falar com o interlocutor para que ele aguarde por um momento e tapar o bocal do telefone ou deixar na mensagem sonora, até poder retornar ao atendimento. Caso demore, desculpe-se com o interlocutor.

Comunique-se com eficiência

Seja simples, objetiva, clara e o mais ágil possível durante o atendimento. A comunicação deve ser aperfeiçoada a cada dia para que se chegue ao objetivo de um atendimento de excelência.

Deixe a linha disponível

Inúmeros potenciais clientes podem desistir de marcar uma primeira consulta em seu consultório porque o telefone permanece constantemente ocupado ou simplesmente porque chama e ninguém atende. Por isso evite conversas demoradas e procure sempre agilizar o atendimento e priorizá-lo quando necessário.