Como deve ser o primeiro contato telefônico com o paciente?

O primeiro contato telefônico com um novo paciente é muito importante, pode ser a chave para obter a aceitação dos planos de tratamento. As primeiras impressões são duradouras, portanto precisam inspirar positividade, segurança e profissionalismo. A satisfação do paciente depende da qualidade desta primeira abordagem. Por isso, é essencial o treinamento adequado da equipe para manter sempre o padrão de qualidade do atendimento e também, é claro, dos serviços oferecidos aos pacientes.

O assistente deve solicitar os dados principais do paciente e identificar as razões para o contato: dor, desconforto, problema funcional, estética etc. Só então, deve oferecer ao paciente uma primeira consulta para uma análise oral mais profunda e detalhada. Apresente algumas possibilidades de datas para que o paciente possa ter alternativas que se adequem a sua disponibilidade. Porém, dentro do cronograma já elaborado, assim otimizando sempre a gestão do consultório.

Um serviço de atendimento eficiente é decisivo para a relação com o paciente, determina o profissionalismo e organização da equipe, reforça a imagem do profissional e estimula o paciente a estabelecer uma relação de confiança.

Como recepcionar um novo paciente no consultório odontológico?

É essencial que o novo paciente seja recebido de forma calorosa e carinhosa por toda a equipe do consultório odontológico. O assistente ou secretário (auxiliar do profissional) deve recepcionar o paciente e fornecer-lhe imediatamente todas as informações que podem ter ficado pendentes após o contato telefônico e a marcação da consulta. Dependendo do tempo de espera deve oferecer-lhe café ou água e pedir que aguarde uns instantes, além de indicar um lugar agradável na sala de espera para que ele possa se acomodar.

O ideal é que o ambiente seja arejado ou refrigerado, com um som ambiente relaxante, possua um odor agradável e elementos como revistas informativas para entreter o paciente enquanto aguarda sua consulta. O tempo de espera deve ser o menor possível, os atrasos não devem exceder os 15 a 20 minutos de tolerância.

O profissional dentista deve ir até a sala de espera e cumprimentar o novo paciente, estabelecendo assim um primeiro contato positivo com ele. Em seguida, deve apresente-se e iniciar a abordagem mostrando-se sempre positivo em recebê-lo e os benefícios do tratamento. Esse será o início da construção de uma relação de confiança entre o dentista e seu paciente.

Como transformar a primeira consulta em uma experiência positiva?

O dentista precisa estabelecer um elo com o seu paciente e para tanto precisa conhecê-lo melhor. O questionário médico contribuirá para estreitar a relação e será uma fonte de informação vital para nortear o início do tratamento.

O paciente precisa nesse momento sentir o real interesse do profissional pelo seu caso, para isso o profissional deverá utilizar sua empatia e linguagem corporal para inspirar confiança e para que o paciente sinta-se ouvido.

Após, essa entrevista inicial, o profissional conhecerá um pouco melhor o paciente, suas motivações para procurar o consultório, suas necessidades e expectativas. Então, chegou o momento de realizar um exame oral completo no paciente e informar-lhe sobre os opções e planos de tratamento para o seu caso, além de exames, valores e facilidades de pagamento.

O sucesso está diretamente ligado a forma como o profissional e sua equipe se comunicam, se relacionam com o paciente. Toda a equipe deve buscar a eficiência relacional, conhecer cada um dos pacientes para entender suas necessidades, buscando atender suas expectativas e mais ainda, superá-las.