A gestão do tempo é essencial para um dia de trabalho eficiente no consultório. Por isso, muitos dentistas investem em um planejamento estratégico visando a eficiência do serviço prestado, a qualidade do atendimento, a redução do estresse diário e das horas trabalhadas.
Um planejamento adequado deve levar em consideração possíveis emergências e imprevistos.
Cancelamentos e atrasos
Os pacientes que cancelam a consulta no último minuto não podem comprometer a produtividade do resto do dia. Alguns agem assim com frequência, o que demonstra que muitas pessoas possuem certa dificuldade com relação a organização do seu tempo.
O cancelamento pode representar de 15% a 20% da produção diária. Porém, quando os atrasos ocorrem por parte do profissional, os pacientes costumam ser mais maleáveis quando o consultório fica aberto até mais tarde e ainda, quando já foram atendidos em horários aleatórios por conta de situações emergenciais.
Plano de contingência para emergências
Mesmo com um bom planejamento diário para fixar compromissos podem ocorrer interrupções e emergências que atrapalharão a sua programação.
No entanto, as emergências podem se transformar em benefício para o consultório, pois os pacientes incentivados pelo incômodo momentâneo ou até mesmo dor, aceitam o tratamento com mais facilidade, e aumentam a aderência aos planejamentos realizados.
Além disso, com um atendimento de qualidade eles podem ser convertidos em pacientes regulares. Por isso, o consultório não pode estar completamente lotado para receber esses casos eventuais. Para isso há uma metodologia a ser implementada para que seja possível esta abordagem:
Livro de Identificação
A principal função do livro de identificação é fornecer ao assistente as informações necessárias sobre todos os pacientes do consultório. Cada página deve representar um dia e detalhar cada consulta realizada. Isso permite que o retorno do paciente seja agendado de forma mais realista. Afinal, porque agendar um paciente com uma hora de atendimento se bastam 30 minutos, né?
Como preencher o livro de identificação?
O livro de identificação do consultório deve conter o nome completo do paciente e as informações detalhadas do tratamento realizado por cada um deles.
Por exemplo, descrever o número de dentes a ser tratado, as superfícies afetadas, as ações a serem executadas e os materiais a serem utilizados. Muitos softwares de gestão de consultório fazem este gerenciamento, também.
Se necessário, adicione também os nomes dos possíveis participantes durante algum procedimento ou tratamento em conjunto (técnico, radiologista etc.), assim poderá organizar e coordenar todo o processo de maneira adequada e eficiente.
Planejamento diário
O planejamento diário é muito importante para o bom funcionamento de um consultório. Ele deve atender a três principais objetivos:
- Estrutura – Sistema documentado de regras que regem as identificações;
- Flexibilidade – Capacidade de alterar a organização dos horários dos pacientes quando necessário e uma equipe pronta para reagir rapidamente a imprevistos e emergências;
- Controle da agenda – Visando garantir a qualidade do atendimento e serviço prestado, além de identificar antecipadamente as preferências de seus pacientes.
Diretrizes para organização
Para planejar o seu dia de forma mais eficiente é necessário detalhar também o tempo gasto para realizar os procedimentos administrativos como correio, telefonemas, cronograma de reuniões, etc. Com alguns ajustes na agenda, o trabalho pode ser muito mais produtivo.